Kemajuan dari teknologi informasi beserta pemanfaatannya terus meningkat dari waktu ke waktu, kecepatan dan keakuratan informasi kini menjadi tuntutan dalam menjalankan sebuah organisasi. Penerapan teknologi informasi pada proses bisnis organisasi dipandang sebagai salah satu solusi yang nantinya akan dapat meningkatkan tingkat pelayanan sebuah organisasi. Sebagai organisasi pemerintah yang bertugas untuk melayani masyarakat Pegawai Negeri Sipil (PNS), Kantor Regional (Kanreg) III Badan Kepegawaian Negara (BKN) Bandung juga terus berusaha untuk meningkatkan pelayanan publiknya dengan memanfaatkan kemajuan teknologi informasi.
Bertempat di Aula Rama Shinta Kanreg III BKN, Bidang Informasi Kepegawaian sebagai bidang yang memiliki tugas dan fungsi untuk memaksimalkan pemanfaatan teknologi informasi, menggelar bimbingan teknis aplikasi website, mail tracking, dan pensiun selama dua hari dimulai dari hari Rabu sampai Kamis (15-16 April 2015). Bimtek yang diikuti oleh 67 peserta ini dibuka oleh Kepala Kanreg III BKN Istati Atidah bersama dengan Surya Willy selaku Kepala Bidang Informasi Kepegawaian.
Tiga aplikasi baru yang dikenalkan dalam bimtek ini masing-masing adalah website, mail tracking, dan pensiun. Ketiga aplikasi ini dibuat karena dirasakan memiliki tingkat urgensi yang paling tinggi dalam mempercepat pelayanan dan akses publik terhadap informasi kepegawaian.
Aplikasi yang pertama adalah website resmi Kanreg III BKN yang beralamat di www.kanreg3bkn.com. Sebelumnya, Kanreg III BKN belum memiliki website tersendiri dan masih bergabung dengan website dari BKN Pusat. Namun karena banyaknya jumlah PNS yang ditangani di Kanreg III BKN yang membutuhkan informasi, maka dibuatlah website terpisah dari BKN Pusat. Nantinya pada website ini akan ditampilkan data-data seputar proses kepegawaian mulai dari kenaikan pangkat, mutasi kepegawaian, pensiun, sampai penetapan NIP yang bisa langsung diakses oleh yang membutuhkan. Selain itu dalam website juga akan diinformasikan kegiatan-kegiatan yang dilaksanakan di Kanreg III BKN.
Aplikasi yang kedua adalah aplikasi Mail Tracking. Aplikasi ini adalah aplikasi untuk mempermudah pengelolaan surat di Kanreg III BKN. Dalam setahun Kanreg III BKN bisa menerima surat masuk sebanyak lebih dari 8.000 surat. Dengan jumlah surat sebanyak itu maka aplikasi ini diharapkan bisa menjadi alat bantu untuk mempermudah pengelolaan surat. Aplikasi ini digunakan untuk memantau keberadaan surat yang masuk ke Kanreg III BKN dan beserta status surat tersebut. Aplikasi ini juga memungkinkan Kanreg III BKN untuk berpartisipasi mengurangi pemanasan global karena penggunaan aplikasi ini mempersedikit jumlah kertas yang digunakan.
Aplikasi yang terakhir adalah aplikasi pensiun yang berfungsi untuk mencatat agenda janda duda yang dikirim melalui pos dari PT. TASPEN, memverifikasi berkas usulan, mencetak SK Janda/Duda TASPEN, dan membuat nominatif SK yang sudah dicetak.
Dalam arahannya, Istati mengatakan pemanfaatan teknologi informasi ini selain akan membantu mempercepat proses pelayanan kepegawaian di Kanreg III BKN juga berperan untuk meningkatkan akses publik akan informasi kepegawaian yang mereka butuhkan. Istati juga menekankan bahwa sebaik apapun sebuah sistem, bila tidak dimafaatkan oleh penggunanya, maka sistem itu tidak akan berhasil. Maka dari itu ia berpesan agar seluruh pegawai mau berkomitmen dan konsisten menggunakan sistem yang sudah dibangun demi memaksimalkan pelayanan. (Nyo)
